La facture électronique bientôt la norme ?

En matière de TVA, qu’entend-on exactement par «facture électronique», et qu’est-ce qui va changer à l’avenir ?

        I.            La facture électronique aujourd’hui

A.      Qu’est-ce qui rend une facture électronique pour la TVA ?

Une facture est définie comme «tout document ou message sur papier ou sous format électronique qui remplit les conditions fixées par le Code de la TVA et ses arrêtés d’exécution» (art. 1^er, §13, 1°, CTVA). La forme matérielle d’une facture n’est donc pas importante en soi. Aujourd’hui, il est permis de facturer à la fois sur papier et par voie électronique.

Une facture électronique est une facture qui «contient les informations exigées par le Code et ses arrêtés d’exécution et qui a été émise et reçue sous une forme électronique, quelle qu’elle soit» (art. 1^er, §13, 2°, CTVA).

La manière dont une facture est établie n’a pas d’importance. En d’autres termes, elle peut être établie par ordinateur, ou à la main. En effet, ce n’est pas la façon d’établir une facture qui en fait un document électronique, mais plutôt la manière dont elle est émise et reçue.

Une facture établie par ordinateur, qui est ensuite imprimée et envoyée par la Poste, n’est pas une facture électronique selon l’actuelle définition. C’est simplement une facture sur papier. Si cette même facture n’est pas envoyée par la Poste, mais convertie en PDF et ensuite envoyée par e-mail, il s’agira alors bien d’une facture électronique.

Si une facture est transmise et reçue par voie électronique, il est alors nécessaire que l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de cette facture puissent être garanties. Autrement dit, il est important que le client puisse ouvrir la facture par e-mail et que l’on puisse supposer qu’il ne peut pas en modifier le contenu (circ. AGFisc n° 14/2014, 04.04.2014). Il en va de la responsabilité de l’expéditeur de la facture, du fournisseur ou du prestataire donc, de garantir cette authenticité, intégrité et lisibilité.

B.      Accord du client exigé pour pouvoir facturer par voie électronique

À l’heure actuelle, la facture électronique n’est pas autorisée. Contrairement aux factures papier, l’utilisation d’une facture électronique est, selon les règles actuelles, soumise à l’acceptation du cocontractant (art. 53, §2, al. 4, CTVA).

À proprement parler, le client doit accepter une facture électronique, mais aucune procédure spécifique n’est prévue pour cette acceptation. Il peut s’agir d’une acceptation écrite, formelle ou non, ou basée sur un accord tacite. Dans ce dernier cas, le consentement intervient notamment lorsque le client procède au traitement ou au paiement de la facture électronique reçue.

     II.            Qu’est-ce qui va changer ?

A.      Vers une obligation de facturation électronique ?

L’Europe passe à la vitesse supérieure. Le 8 décembre 2022, la Commission européenne a présenté des propositions dans le cadre de son programme «VAT in the Digital Age». Il y a e.a. l’obligation d’émettre des factures électroniques dans un format structuré.

À la suite de la proposition européenne, le ministre des Finances a récemment lancé un avant-projet de loi visant à rendre la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B belges.

L’avant-projet commence avec une ­nouvelle définition d’une facture électronique. Il s’agirait d’une facture établie, envoyée et reçue dans un format électronique structuré permettant un traitement automatique et électronique de celle-ci. En d’autres termes, la manière d’établir la facture devient importante, ce qui signifie que les factures au format PDF ne seront plus considérées comme des factures électroniques.

A terme, la facture électronique sera obligatoire. L’intention est effectivement de rendre la facturation électronique structurée obligatoire dans un contexte B2B, plus particulièrement lorsqu’il s’agit de factures destinées à des assujettis à la TVA établis en Belgique.

B.      À partir de quand cette obligation entrerait-elle effectivement en vigueur ?

L’objectif est une mise en œuvre progressive, mais cela n’est pas encore concrétisé. Comme cela se produira inévitablement tôt ou tard, il est toujours utile de faire un rapide tour d’horizon de ce qu’il convient de faire.

On commence avec les plus grandes entreprises. Autrement dit, l’intention est d’obliger d’abord les plus grandes entreprises à le faire, puis d’étendre systématiquement l’obligation.

La première obligation s’appliquerait aux entreprises ayant un chiffre d’affaires en 2023 (!) de plus de 9 M€ HTVA. Pour celles-ci, la facturation électronique obligatoire entrerait en vigueur le 1er juillet 2024.

Ensuite, ce sera le tour des entreprises dont le chiffre d’affaires en 2023 ou 2024 est de plus de 700 000 € HTVA. Pour celles-ci, l’obligation prendrait effet le 1er janvier 2025.